Artikelverwaltung leicht gemacht
KingBill hat den Vorteil, dass Sie übersichtlich und besonders schnell alle Informationen zu Ihren Artikeln abrufen können. Diese Daten können jederzeit für ein neues Angebot oder eine Rechnung mit nur einem Klick übernommen werden.
Die Artikelverwaltung finden Sie, wenn Sie KingBill starten und auf [Artikel suchen und bearbeiten] klicken.
Wenn Sie das Zusatzmodul Lager gekauft haben, dann heißt diese Schaltfläche einfach nur [Artikel].
In der Artikelverwaltung können Sie folgende Schritte durchführen:
Artikel anlegen
Mit der Schaltfläche [neuer Artikel] können Sie einen neuen Artikel anlegen.
Artikel bearbeiten
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neuer Artikel] und es öffnet sich das Fenster, in dem Sie alle Artikelinformationen eintragen können: Artikelgruppen, Artikelname, Artikelbeschreibung, Einzelpreis, Einheit (Stk., Std., etc.) den aktuellen MwSt-Satz sowie ein Bild. Auch Schriftart und -größe sind hier formatierbar.
Im unteren Abschnitt sehen Sie Eingabefelder für Lagerinformationen wenn das Zusatzmodul Lagerverwaltung aktiviert ist. Sie haben hier die Möglichkeit noch mehr Informationen zu Ihrem Artikel zu hinterlegen. Um dies zu verwenden benötigen Sie das Zusatzmodul. Hier erfahren Sie mehr zu KingBill Lagerverwaltung>
Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche [Speichern] und Sie gelangen wieder zurück zur Artikelliste.
Artikel kopieren
Bei der Option Artikel [kopieren] wird der ausgewählte Artikel mit all seinen Einträgen kopiert und erhält gleichzeitig eine fortlaufende Artikelnummer. Somit können Abänderungen (Preis, Beschreibung, etc.) in ähnlichen Produkten mühelos durchgeführt werden.
Artikel löschen
Einen Artikel wieder aus der Datenbank zu löschen geht sehr einfach. Suchen Sie einfach den gewünschten Artikel in der Artikelliste. Wenn Sie ihn gefunden haben, klicken Sie den Artikelnamen einmal mit der linken Maustaste an und klicken auf die Schaltfläche [Löschen], die Sie unten in der blauen Navigationsleiste finden. Sie erhalten eine Bestätigungsfrage, wenn Sie diese mit [OK] beantworten, ist der Artikel aus der Datenbank gelöscht.
Wenn Sie einen Artikel löschen, dann verschwindet er nur aus der Artikeldatenbank. Alle Angebote und Rechnungen bei denen dieser Artikel eingetragen ist, bleiben unverändert.
Artikeldaten exportieren
Sie können alle Ihre Artikel mit nur einem Klick exportieren. KingBill generiert eine CSV-Datei, die Sie mit jeder gängigen Tabellenkalkulation (z.B. Microsoft Excel) öffnen können.
Wenn Sie auf die Schaltfläche [Exportieren] klicken, dann öffnet sich der Export-Manager. Klicken Sie hier im Klappmenü [Artikel] an. Über das Feld [Ordner wählen] können Sie festlegen, wohin Ihre Artikeldaten exportiert und gespeichert werden sollen. Wenn Sie das Kästchen [Nach Erstellen Datei öffnen] aktivieren, gelangen Sie nach erfolgtem Export sofort in Ihre neue Tabelle.
Und so kann Ihre exportierte Excel-Liste dann aussehen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass Änderungen in den Zuordnungsfeldern (erste Zeile) Auswirkungen auf einen neuerlichen Import haben.
Artikeldaten importieren
Haben Sie Ihre Artikeldaten bereits in anderen Programmen erstellt? Wollen Sie diese 1:1 in Ihre neue Rechnungssoftware übernehmen?
So haben Sie die Möglichkeit unter [Importieren] Daten aus anderen Dateien zu importieren. Dies kann eine Excel Datei (.xls) , Text Datei (.txt und .csv) sowie eine Microsoft Access Datei (.mdb) sein.
Die Spalten der Tabelle müssen nun den KingBill Feldern zugewiesen werden.
Wenn der Import erfolgreich war, erhalten Sie diese Meldung. Bestätigen Sie mit [Beenden].
Probieren Sie es aus!
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