Kundenverwaltung leicht gemacht
Die Software KingBill hat den Vorteil, dass Sie übersichtlich und besonders schnell alle Informationen Ihrer Kunden abrufen können. Diese Kundendaten können jederzeit mit nur einem Klick für ein neues Angebot oder eine Rechnung übernommen werden.
In der Kundenverwaltung können Sie folgende Schritte durchführen:
Tipp: Pflegen Sie Ihre Kundendaten, halten Sie sie immer auf dem neuesten Stand.
Neue Kunden anlegen
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neuer Kunde] und es öffnet sich das Stammdaten-Fenster, in dem Sie alle Kundeninformationen eintragen können. Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche [Speichern] und Sie gelangen wieder zurück zur Kundensuche. Auf der rechten Seite können Sie dem Kunden auch ein Bild zuordnen, so dass Sie ihn in der Kundenliste besser finden können.
Automatische Kundennummer:
Die Kundennummer wird Ihnen automatisch vom System vorgeschlagen. Diese können Sie aber überschreiben und eine von Ihnen gewählte Kundennummer eintragen. Wenn Sie eine eigene Nummer wählen, dann zählt die Software beim nächsten Kunden gleich von dieser Nummer weiter. Dies funktioniert auch mit Buchstaben. Ein Beispiel: Sie wählen für den ersten Kunden die Kundennummer: “20090829a” … dann erhalten Sie beim nächsten Kunden vom System die Nummer “20090829b” vorgeschlagen. Auch diese Nummer können Sie selbst wieder überschreiben. Es empfiehlt sich allerdings, einer gewissen Zahlen- und/oder Buchstabenlogik zu folgen – das erleichtert später statistische Auswertungen und Suchvorgänge.
Rabatt in Prozent %
Sie können bei einem Kunden standardmäßig einen Rabatt eintragen. Jeder Artikel eines neuen Angebotes oder einer neuen Rechnung erhält dann automatisch diesen eingetragenen Rabatt. Natürlich können Sie auf dem Angebot oder der Rechnung diesen Rabatt dann noch manuell ändern oder löschen. Die Eingabe erfolgt in Prozent.
Innereuropäische Lieferungen ohne MwSt.
Wie viel Mehrwertsteuer Sie verrechnen müssen, tragen Sie bitte in der Artikeldatenbank zum jeweiligen Artikel ein. Sie können dem Kunden aber zum Beispiel für innereuropäische Geschäfte zuweisen, dass er keine MwSt. zu zahlen hat. Dann wird jedes Angebot und jede Rechnung mit 0 % MWST verrechnet, unabhängig davon, wieviel MwSt. beim Artikel eingetragen wurde. Vergessen Sie bitte nicht, auch die UID Nummer des Kunden einzutragen.
Zusatzfelder
Ab KingBill 2010 gibt es 5 Felder, die Sie frei benennen können. Dies kann man für zusätzliche Angaben zum Kunden verwenden, falls die vorhandenen Eingabefelder für Ihre Bedürfnisse zu wenig sind.
In unserem Bildbeispiel haben wir Sie umbenannt für eine KfZ Werkstätte:
Tipp: Seien Sie bei der Eingabe der Kundendaten sehr genau und versuchen Sie, so viele Informationen vom Kunden zu erhalten wie möglich. Je genauer Sie mit den Kundendaten umgehen, desto leichter haben Sie es, wenn Sie Ihren Kunden zum Beispiel gezielt ein neues Produkt anbieten möchten.
Bestehende Kunden suchen
In der Kundensuche finden Sie eine besonders effektive Möglichkeit, schnell an Ihre gesuchten Kundeninformationen zu kommen. Wenn Sie die Kundenverwaltung starten, sehen Sie eine Auflistung aller eingetragenen Kunden. Nun können Sie nach einem bestimmten Kunden suchen (oben in der Volltextsuche) oder auch Gruppen einsehen.
Spaltensortierung:
Mit Klick auf den Balken über den Spalten können Sie Ihre Kundenstammdaten sortieren – und zwar auf- sowie absteigend, in allen Spalten einzeln.
Suchen mit Volltextsuche
Geben Sie im Suchfeld oben in der Mitte den Namen oder nur einen Teil des Kundennamens ein und klicken Sie danach die Schaltfläche [Suchen] oder drücken Sie die Enter-Taste. Nun zeigt Ihnen die Software alle passenden Kunden zu Ihrer Suchabfrage an.
Gruppen filtern
Haben Sie Ihre Kunden auch speziellen Gruppen zugeordnet? Oben finden Sie das Auswahlmenü [Gruppe]. Wählen Sie daraus eine bestimmte Gruppe und klicken Sie danach auf die Schaltfläche [Suchen] oder drücken Sie die Enter-Taste. Nun zeigt Ihnen die Software alle Kunden an, die Sie dieser Gruppe zugeordnet haben. Wenn dies vielleicht eine sehr große Liste ist, dann können Sie noch zusätzlich das Suchfeld benützen, es werden dann nur noch Kunden angezeigt, auf die Ihre Suchabfrage zutrifft UND die in dieser Gruppe eingetragen sind.
Bearbeiten eines Kunden
Wenn Sie nun den Kunden gefunden haben, den Sie bearbeiten möchten, oder über den Sie mehr Information benötigen, müssen Sie nur den ausgewählten Kunden einmal anklicken und die Schaltfläche [Bearbeiten] klicken – oder Sie doppelklicken den Kundennamen, dann öffnet sich sofort das Stammdatenfenster.
Noch schneller an die gewünschten Informationen kommen Sie, wenn Sie nur einen Kunden bei Ihrer Suche finden, denn dann springt die Software automatisch gleich in den Bearbeitungsmodus, und Sie erhalten sofort eine Übersicht über diesen Kunden mit allen Informationen.
Tipp: Schreiben Sie in das Feld “Kommentar” alle Informationen über den Kunden hinein, die für Sie zu einem späteren Zeitpunkt nützlich sein könnten – wie zum Beispiel Gesprächsnotizen.
Kunden löschen
Einen Kunden wieder aus der Datenbank zu löschen geht sehr einfach. Suchen Sie einfach den gewünschten Kunden mit der Volltextsuche. Wenn Sie ihn gefunden haben, klicken Sie den Kundennamen einmal mit der linken Maustaste an und klicken auf die Schaltfläche [Löschen], die Sie unten in der Navigationsleiste finden.
Sie erhalten eine Bestätigungsfrage, wenn Sie diese mit [OK] beantworten ist der Kunde aus der Datenbank gelöscht. Klicken Sie auf [Abbrechen], wenn Sie den Kunden doch nicht löschen wollen. Wenn Sie einen Kunden löschen, dann verschwindet er nur aus der Kundendatenbank. Alle Angebote und Rechnungen an diesen Kunden bleiben jedoch erhalten.
Tipp: Statt den Kunden gänzlich zu löschen, ist es sinnvoller, ihn nur einer eigenen Gruppe zuzuordnen, zum Beispiel der Gruppe “Stornos”. Vielleicht meldet sich der Kunde wieder einmal bei Ihnen oder Sie möchten ihn kontaktieren.
Ihre Kundenliste können Sie nun drucken! Auf der Liste finden Sie alle Kontaktinformationen Ihrer Kunden. Auch ein Filter wie die Kundengruppe ist möglich. Besonders interessant ist es, die Details des Kunden zu drucken.
Detailblatt und Kundenliste drucken
Hier finden Sie nicht nur alle Kontaktmöglichkeiten des Kunden, sondern auch den Umsatz, den Offenen Stand und des Durschnitts der Mahnungen. KingBill berechnet Ihnen, wie oft im Schnitt Sie den Kunden mahnen müssen, bis die Zahlung erfolgt (nur in der Professional Version). Außerdem werden alle Rechnungen aufgelistet, die an diesen Kunden geschrieben wurden. Mit allen Artikeln. Sie haben hier also die genaue Übersicht darüber, was der Kunde schon alles bei Ihnen gekauft hat.
Kundeninformationen, Zahlungsbedingungen und Lieferadresse
Wenn Sie einen Kunden editieren, dann finden Sie oben in der Mitte eine Schaltfläche namens [Details] … klicken Sie hier, um eine Lieferadresse oder eigene kundenspezifische Zahlungsbedingungen einzutragen. Oder um sehen zu können, welche Angebote und Rechnungen dieser Kunde schon bekommen hat. Mit Klick auf [Hauptdaten] gelangen Sie wieder zu den Hauptdaten des Kunden zurück.
Probieren Sie es aus!
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